O poder de delegar

Donna M. Genett
17 Jul 2013

Invista em delegar tarefas

• Defina e descreva claramente cada tarefa.
• Seja específico.
• Peça que o subordinado repita a tarefa para você, a fim de assegurar que o que é esperado tenha sido compreendido em sua totalidade.
• Prepare-se com antecedência.
• Defina claramente o prazo no qual a tarefa deve ser concluída.
• Defina o nível de autonomia do funcionário ao delegar a tarefa:
• Nível 1: autonomia para recomendar, permitindo ao funcionário pesquisar planos de ação e propor a melhor alternativa. Atribuir este grau de autonomia quando precisar de informações antes de tomar uma decisão.
• Nível 2: autonomia para informar sobre a ação e colocá-la em prática, permitindo ao funcionário pesquisar e escolher o melhor caminho; reportar o porquê da escolha e começar a agir. Atribuir este grau de autonomia quando quiser que possíveis planos de ação sejam previamente informados para que problemas potenciais possam ser prevenidos.
• Nível 3: autonomia para agir, conferindo ao funcionário autonomia plena para agir com respeito à tarefa ou ao projeto. Atribuir este grau de autonomia quando confiar nas aptidões de alguém ou a tarefa envolver riscos mínimos.
• Mantenha reuniões de verificação para saber o que está acontecendo e oferecer orientação, se necessário (marque-as logo e com frequência, em princípio; depois aumente os intervalos).
• Conclua o processo com uma recapitulação das etapas do trabalho para discutir o que deu certo, o que poderia ser aprimorado e o que foi aprendido (resultados desejados para o projeto; tempo de conclusão; grau de autonomia; pontos de verificação).

Benefícios de delegar com eficácia

• Permite ganhar tempo!
• Permite focar no que é mais importante!
• Permite que o pessoal cresça em capacidade e confiança!
• Permite o desenvolvimento, o treinamento e a orientação do pessoal!
• Cria oportunidades de reconhecimento!
• Permite fazer um levantamento dos baixos desempenhos!
• Assegura resultados positivos!

Seis passos para delegar com eficácia

• Prepare-se previamente.
• Defina claramente a tarefa a ser realizada. Seja específico. Peça a pessoa a quem está delegando para repetir as informações para você, a fim de assegurar que ela compreendeu tudo.
• Estabeleça claramente o prazo de execução da tarefa.
• Defina o grau de autonomia que deve ser atribuído a quem realizará a tarefa:
• Nível 1: autonomia para recomendar.
• Nível 2: autonomia para informar sobre a ação e colocá-la em prática.
• Nível 3: autonomia para agir.
• Determine pontos de verificação quando for se reunir com as pessoas a quem as tarefas foram delegadas, para acompanhar o progresso do trabalho e, se preciso, oferecer orientação ao funcionário. Planeje-os inicialmente com freqüência e torne-os mais espacejados ao notar que a tarefa está sendo executada sem problemas.
• Faça com o colaborador uma recapitulação completa do trabalho para discutir o que transcorreu bem, o que pode ser aprimorado e o que foi aprendido.

Referência:

Genett, Donna M. O poder de delegar. Tradução de Alexandre Tuche. 6. Ed. Rio de Janeiro: Bestseller, 2008.