Escritório de Projetos

Ricardo Viana Vargas, MSc, IPMA-B, PMP

ricardo.vargas@macroslutions.com.br

17 Jul 2013

O que é o Escritório de Projetos?

É o escritório de esfera departamental para apoio a diversos projetos simultâneos.

É um local central para:

- conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades dos projetos;

- obter uma visão global e panorâmica de todos os projetos sem se perder em detalhes; e

- ser o centro de informações e de controle.

É o lugar da organização que fornece suporte, ferramentas, serviços de planejamento, controle de prazos, custos, qualidade, recursos técnicos, metodologia de gerenciamento e de gestão do conhecimento, interfaces organizacionais, dentre outros aspectos relevantes para esse tipo de atividade.

Por que criar um Escritório de Projetos?

Não há um padrão definido para reportar desempenho.

Gerentes de Projetos exercem outras funções e estão sobrecarregados e sem tempo.

Gerentes de Projetos não têm tempo para análise de dados e tomada de decisões.

As lições aprendidas, normalmente, não são documentadas.

A Gerência de Projetos é competência crítica para o sucesso dos projetos.

Benefícios decorrentes da existência do Escritório de Projetos

Aumento na transparência da administração – 30%

Melhoria na gestão dos processos – 28%

Aumento do exercício de acompanhamento e controle – 22%

Melhoria das comunicações – 13%

Elevação da capacidade empreendedora – 7%

Fatores chaves para a implantação do Escritório de Projetos

Continuidade na gestão dos processos – 45%

Uso da metodologia adequada de gerenciamento – 26%

Qualificação da equipe – 23%

Software para gerenciamento de projetos – 3%

Estrutura de organização e suporte – 3%

Cinco erros dos Escritórios de Projetos

Acreditar que implantar um Escritório de Projetos é instalar um software.

Não buscar apoio de alto-executivos, crendo ser esse um trabalho meramente técnico.

Implantar o escritório visando criar um ambiente de fiscalização e não de colaboração.

Seguir a “moda” do todo mundo fazendo.

Querer implantar a solução em todas as áreas de uma vez. O bom é inimigo do ótimo.

Cinco acertos dos Escritórios de Projetos

Investir... Investir... Investir na mudança de cultura.

Criar um ambiente de colaboração e de ganho para todos e não apenas para os chefes.

Criar, de modo democrático, o padrão de trabalho a ser utilizado.

Buscar alinhar, estrategicamente, os projetos com os objetivos empresariais.

Romper o paradigma do imediatismo e aceitar que os resultados não são instantâneos.

Desafios na implantação do Escritório de Projetos

Vencer a descentralização das informações.

Conseguir aceitação dos padrões de trabalho.

Vencer o mito da fiscalização e da punição.

Ter calma.

Aceitar os resultados não tão imediatos.

Não desistir nunca.

Conclusões

Mantenha foco nos detalhes.

Não existe uma pílula mágica.

Cuide dos aliados.

Transforme os resistentes em colaboradores: envolva-os no processo; reforce o lado positivo da mudança; não seja o “dono” nem desperte a inveja; trate com naturalidade a mudança; faço-os encarar que a mudança não é a primeira nem será a última.

Fecho

O Escritório de Projetos é a casa do “time do projeto”, onde todo o suporte está disponível.